Библиотека

Термин «документооборот» широко используется в действующем законодательстве. Его определение закреплено только в ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - в пункте 60: документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
С предложенным определением трудно согласиться.
Во-первых, в качестве документооборота в нем рассматривается движение документа только в рамках одной организации. Следовательно, из сферы документооборота исключается взаимодействие организаций, осуществляемое посредством передачи документов. Т.е. предполагается существование абсолютно обособленных документооборотов в недрах каждой организации, а, выходя за ее пределы, документ оказывается вне документооборота.
Использование термина «документооборот» применительно к отдельно взятому юридическому лицу или органу имеет право на существование. Однако это использование данного термина в узком смысле. Даже применительно к традиционному документу на бумажном носителе общее понятие «документооборот» должно охватывать весь жизненный цикл документа и не может ограничиваться рамками организации.
Применительно к документу на электронном носителе расширенное понимание документооборота приобретает особое значение. Поскольку признание юридической силы документа зачастую может зависеть не только от его отправителя, но и от деятельности третьих лиц: удостоверяющих центров, выдающих сертификат ключа электронной цифровой подписи;
получателя документа, аутентифицирующего (устанавливающего подлинность и целостность) документ и т.д.