Подписаться
Рубрикатор
Полный список
Развитие организации
Управление процессами
Моделирование процессов
Регламентация процессов
Автоматизация процессов
Бережливое производство
Менеджмент качества
Управление проектами

Облако терминов
12-процессная модель 4PL ACM Activity diagram AQPC ARIS ARIS 9 ARIS eEPC Balanced Scorecard Big Data & Analytic BMPN BPA BPEL BPM BPM accelerator BPM-система BPM-системы BPMN BPMS BPR BPWin BSC Business Intelligence Business Performance Management Business Performance Management (BPM) Business Process Management Business Process Management Systems Business Process Manager Business Rules Business Studio Business Studio 3.6 Business Studio 4 Business Studio 4.0 Business Studio Portal CA ERwin Data Modeler Case Management Casewise Casewise Corporate Modeler CFFC Corporate Modeler CPM CRM Decision Management DFD Directum ECM eEPC ENAPS

Группа FineXpert.ru на facebook
Опрос

Польза от регламентации процессов для бизнеса:

Библиотека

11.07.2011 18:15
  от автора
  Репин

«Плюсы» от регламентации бизнес-процессов

Оценки за материал: 5.00 (4)

Статья является второй статьей серии статей Владимира Репина, посвященных вопросам регламентации бизнес-процессов:
1. «Минусы» от регламентации бизнес-процессов?
2. «Плюсы» от регламентации бизнес-процессов.
3. Методы контроля исполнения регламентов по бизнес-процессам.
В статье рассматриваются «плюсы», преимущества, которые получает организация при внедрении системы регламентации бизнес-процессов.
В предыдущей статье серии мы рассмотрели некоторые возможные «минусы» от регламентации. Обратимся теперь к «плюсам». К ним можно отнести следующие возможности:

На стадии внедрения системы регламентации
• формализация деятельности, обеспечение единого понимания требований сотрудниками;
• согласование взаимодействия структурных подразделений организации;
• выявление и устранение зон безответственности, пересечения ответственности;
• формирование предпосылок для делегирования полномочий и повышения эффективности управления;
• поиск и внедрение изменений, повышающих эффективность процессов.

На стадии эксплуатации системы регламентации

• «прозрачность» бизнеса (для собственников и инвесторов);
• повышение эффективности управления (за счет возможности объективного контроля требований к деятельности сотрудников);
• снижение рисков, связанных с уходом руководителей и специалистов;
• повышение эффективности процессов подбора и обучения персонала;
• создание возможностей для аудита бизнес-процессов и «запуска» системы непрерывного совершенствования (цикла PDCA);
• создание предпосылок для последующей эффективной автоматизации бизнес-процессов;
• обеспечение возможности развития бизнеса («тиражирование опыта» - открытие филиалов в регионах и т.п.);

Рассмотрим «плюсы», которые можно получить на стадии внедрения системы регламентации бизнес-процессов.

Формализация деятельности, обеспечение единого понимания требований сотрудниками

По ходу регламентации процесса устанавливаются общие для всех (или некоторых) сотрудников требования к выполнению работы. Различные субъективные мнения и взгляды людей по порядку выполнения процесса заменяются формализованными и объективно контролируемыми требованиями. Сотрудникам становится более комфортно работать – они знают, что конкретно, и когда от них может потребовать руководитель. У них есть информация, как в соответствии с требованиями организации выполнять работу.

Согласование взаимодействия структурных подразделений организации

При разработке регламентов практически всегда приходится уточнять формы документов, сроки и условия их передачи между структурными подразделениями. При этом приходится согласовывать требования с руководителями этих подразделений. В результате, можно добиться лучшего понимания друг друга на межфункциональном уровне и согласовать взаимодействие, тем самым повышая его эффективность.

Выявление и устранение зон безответственности, пересечения ответственности

Описание процесса и последующая регламентация являются отличным инструментом выявления и устранения зон безответственности или пересечения ответственности. Формализуя деятельность и выявляя ответственных, можно определить те операции процесса, контроль которых не осуществляется или осуществляется в недостаточной степени.

Формирование предпосылок для делегирования полномочий и повышения эффективности управления

Когда последовательность операций процесса формализована и представлена в виде схемы, исполнителю понятно, что нужно делать. Описание наиболее часто возникающих отклонений и порядка действий сотрудников в этих случаях является основой для делегирования полномочий. Руководитель определяет, что в одних ситуациях сотрудник должен самостоятельно действовать по утвержденной процедуре, а в других – сразу сообщить об критических отклонениях в процессе руководителю. Если деятельность вообще не формализована, то делегирование полномочий затруднено или связано со значительными рисками.

Поиск и внедрение изменений, повышающих эффективность процессов

Регламентация не возможна без описания процесса. По ходу описания, как правило, выявляются определенные проблемы. Анализ причин этих проблем, разработка и выполнение мероприятий по их устранению могут заметно повысить эффективность процессов. Таким образом, задача выполнить регламентацию неизбежно влечет за собой реорганизацию процессов в той или иной степени.

На стадии эксплуатации система регламентации процессов дает организации следующие «плюсы».

«Прозрачность» бизнеса

Наличие системы процессов и базы актуальных регламентирующих документов по ним делает деятельность организации «прозрачной» для собственников и топ-менеджеров. Они имеют представление о том, чем именно занимается каждое структурное подразделение, с кем взаимодействует, за что конкретно отвечают руководители. Такая ситуация является комфортной для руководителей, которые готовы работать в команде на достижение стратегических целей организации. Для руководителей, преследующих исключительно свои личные цели и интересы, «прозрачная» ситуация является некомфортной и вынуждает покидать организацию.

Повышение эффективности управления

Регламентирующие документы по процессу дают возможность руководителю осуществлять объективный контроль исполнения требований. Такой контроль может осуществляться:
• ежедневно – выборочный визуальный контроль соблюдения сотрудниками требований нормативно-методических документов по процессам;
• еженедельно – анализ показателей по процессам, контроль наличия и правильности заполнения документации по процессу; анализ результатов деятельности за неделю;
• ежеквартально (раз в полгода) – участие в аудите исполнения требований регламентирующей документации по процессу (проводят внутренние аудиторы организации);
• прочие.

Снижение рисков, связанных с уходом руководителей и специалистов

Во многих компаниях технология выполнения процессов «хранится» в умах сотрудников – на бумаге ее нет! Процессы выполняются, их результаты вполне приемлемы с точки зрения руководителей. Но существует значительный риск, что при уходе из организации руководителей или ключевых специалистов процессы перестанут стабильно выполнятся, возникнут проблемы с клиентами, возрастут затраты и т.п. Поэтому наличие в организации комплекта актуальных нормативно-методических документов по процессам существенно снижает указанный риск.

Повышение эффективности процессов подбора и обучения персонала

Одним из полезных результатов регламентации процессов является возможность получать полное описание деятельности сотрудников. Например, в должностной инструкции можно указывать, в каких именно процессах участвует сотрудник, что делает, требования к срокам и т.п. Эта информация может быть представлена в виде приложения к должностной инструкции (регламент работы сотрудника). Специалисты службы по управлению персоналом могут использовать такие документы для более эффективного подбора на соответствующие должности и последующего обучения персонала.

Создание возможностей для аудита бизнес-процессов и «запуска» системы непрерывного совершенствования (цикла PDCA)

Одним из способов обеспечить актуальность и исполнение требований регламентирующих документов является проведения внутреннего аудита. Если регламентов нет, либо они значительно устарели, то смысл и возможность проведения такого аудита теряется. Напротив, регулярно проводимые аудиты исполнения требований помогают руководителям и сотрудникам более эффективно использовать регламенты, изменить отношение к «работе по стандартам».

Так же наличие системы регламентации процессов (исполнение-контроль-актуализация/улучшение) является одним из факторов успешного внедрения цикла непрерывного совершенствования PDCA.

Создание предпосылок для последующей эффективной автоматизации бизнес-процессов

Если регламенты процессов постоянно контролируются и актуализируются, то их можно использовать при постановке задачи автоматизации. Ничего страшного, что графические схемы процессов в этих регламентах могут быть описаны простейшими средствами. Главное, что они структурированы и выполняются. Сотрудники понимают, что такое процессы, как они регламентируются и контролируются. В этом случае, гораздо проще перейти к использованию более сложных инструментов описания процессов с целью автоматизации, в частности начать использовать стандарт BPMN.

Обеспечение возможности развития бизнеса

Наличие актуальной регламентной базы существенно облегчает тиражирование бизнеса при создании дочерних компаний, открытии новых филиалов в регионах и т.п. Конечно, одних только регламентов мало, но эти будут серьезным подспорьем для руководителей, перед которыми поставлена задача создать новый филиал и т.п.

В.В. Репин, к.т.н., доцент, зав. кафедрой Управления бизнес-процессами НОУ ВПО «ИЭФ «Синергия», основатель портала www.FineXpert.ru

Июль 2011 года

Комментарии

Оценки: 1/
12.07.2011 11:30
  от автора
  Ms Piggy
Спасибо Вам!
Оценки: /
12.07.2011 12:10
  от автора
  Репин
Не за что! Аватар у Вас прикольный
Оценки: /
15.07.2011 13:47
  от автора
  Дмитрий Пинаев
Рассмотрели минусы, расммотрели плюсы. Теперь хочется рассмотреть разницу между плюсами и минусами .
Что перевешивает? Как посчитать эффективность? Что получит собственник вложив N млн. руб.? А главное - правомерны ли такие вопросы?
Оценки: 1/
15.07.2011 14:31
  от автора
  Репин
Да, пожалуй стоит сравнить. Думаю написать статью о культуре регламентации в российских компаниях. В том числе затронуть вопрос, при каких условиях "плюсы" перевешивают "минусы".
Оценки: /
26.07.2011 14:34
  от автора
  RomanG82
Думаю написать статью о культуре регламентации в российских компаниях.

Да, имхо, тема более чем благодатная - для сегодняшней российской действительности. Будет очень интересно прочесть, Владимир! )
Оценки: /
10.08.2011 00:23
  от автора
  geni_2006
Да, пожалуй стоит сравнить. Думаю написать статью о культуре регламентации в российских компаниях. В том числе затронуть вопрос, при каких условиях "плюсы" перевешивают "минусы".

Владимир Владимирович, добрый день!

Регламентация системы процессов, конечно же, является «камнем преткновения», можно сказать с регламентов начинается второй виток развития компании. Имея регламенты и сформированную культуру работы с регламентами в дальнейшем можно смело браться за внедрение «Бережливого производства».

Были ли у Вас проекты, где помимо регламентации внедрялись и другие элементы системы «Бережливого производства»? Если да, то в каких статьях можно посмотреть? Как проходили такие проекты (их история)?
Оценки: /
10.08.2011 22:01
  от автора
  Репин
Такие проекты были. Статьи на тему "Бережливого производства" - это не наш профиль.
Но подумаем, как можно объединить в одном материале.
Статья по культуре регламентации почти готова. Сейчас ее "доводим"
Оценки: /
12.05.2013 14:35
  от автора
  TomaHudoli
Здравствуйте! Есть ли на сегодняшний день специальные программы для регламентации процессов на основе их моделей?

Добавить комментарий

Комментировать материалы могут только зарегистрированные пользователи. Вы можете зарегистрироваться здесь.
©  2010-2014 В.В. Репин. Сайт основан 3 февраля 2001 г.

Все права защищены. Частичное или полное копирование информации данного ресурса возможно только с разрешения владельца.

Регистрация
О Портале
Правила
Контакты
Новости
Библиотека
Энциклопедия
Литература и сайты
Группы
Мои страницы
Тесты
Форум
Доска объявлений